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      西京學院關于做好畢業設計(論文)材料存檔管理的通知

      時間:2019年09月05日 10:35 作者: 來源:

      各學院:

      畢業設計(論文)檔案是教學檔案的重要組成部分。我校畢業設計(論文)檔案材料一直由各學院自行管理,與試卷一并存放。學校近期將搬遷試卷庫,畢業設計(論文)檔案管理需要在這次搬遷中進一步明確管理任務、理順管理權責,規范管理方式與手段,現就有關事項通知如下:

      一、保存形式

      畢業設計(論文)保存形式分為兩種:紙質文檔(含設計圖紙、設計說明書、調查報告、實驗結果、影像資料、發表的報紙雜志樣刊、樣品實物等)和電子文檔。

      二、保存期限

      (一)永久保存

      1.全部電子檔案;

      2.優秀畢業設計(論文)及其附件紙質稿(不含管理材料);

      3.全校優秀畢業設計(論文)匯編。

      (二)短期保存

      近五屆畢業生的畢業設計(論文)檔案(全部材料)。

      三、保存責任

      (一)永久檔案保存

      1.電子稿在當年10月份,以學院為單位,將全部畢業生的畢業設計(論文)檔案拷貝在U盤上,移交給圖書館保存。

      電子版論文分專業、班級匯總;各專業獨立設文件夾,以專業、班級名稱命名;學生論文以WORD存儲,以學生姓名命名,每位學生設一個WORD文檔。

      2.優秀畢業設計(論文)及其附件紙質稿,超過短期保管期限后移交圖書館保存。

      (二)短期檔案保存

      短期檔案由各學院保存,統一造冊登記,存放于試卷庫,并設立畢業設計(論文)檔案專柜。

      過期檔案由學院造冊登記,交由后勤部門銷毀。

      四、庫房搬遷注意事項

      (一)9月中下旬試卷庫實施搬遷,請各學院安排專人提前做好庫存檔案的分類。

      (二)三個工程認證專業2015屆至今的畢業設計(論文)檔案全部搬遷至京華禮堂新試卷庫;其他專業2017屆至今的全部檔案搬遷至新庫。

      (三)永久檔案國慶節后,各學院移交圖書館。

      (四)其他廢舊檔案,學院造冊登記交由后勤部門銷毀。

      畢業設計(論文)檔案管理涉及今后工程教育專業認證和專業評估,請各學院高度重視,悉心做好。

      聯系人:圖書館王小寧 聯系方式:6979

      教務處 張競 聯系方式:6516

      教務處

      2019年9月5日

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